Dirigiendo su propio camino: cómo una camionera creó una empresa de transporte

Un gusto conocerte, Iwona. Tu experiencia en la industria de transporte es enorme. Viendo tu contenido en redes sociales, da la impresión de que el camino que has elegido es realmente interesante. ¿Podrías compartir tu historia en esta industria y qué te inspiró a crear tu propia empresa?

De hecho, ya llevo 14 años trabajando en el sector del transporte. ¿Qué me llevó a crear mi propia empresa? Antes de comenzar a conducir, siempre pensé en tener un negocio propio, aunque no sabía en qué sector. Soy profesora de formación, pero esa profesión no me satisfacía. Quería viajar, conocer gente, y mi pasión por los camiones me llevó a elegir el transporte como mi camino profesional. 

Decidí trabajar como conductora por un año para conocer la industria de transporte desde cero y solo entonces comencé a pensar en crear mi propia empresa. Después, era evidente que aún me quedaba mucho por aprender. Así fue como viajé por Europa durante varios años, desarrollando y documentando mi trabajo en las redes sociales. Al cabo de tres años, recibí una oferta de trabajo de una empresa polaca de carga sobredimensionada, que era mi sueño. Trabajé allí otros tres años, adquiriendo experiencia en el transporte de grandes cargas, como palas de aerogeneradores. Entonces decidí explorar el transporte en otro continente. Me fui a Canadá y empecé a trabajar para una empresa de transportes que también operaba en Estados Unidos. Esto me permitió hacer realidad mi sueño de visitar Estados Unidos.

¿Cómo evolucionó tu carrera después de salir al extranjero?

Resultó que conducir con un camión frigorífico normal y hacer kilómetros, que era mi sueño al principio, ya no me daba ninguna alegría. Así que empecé a buscar nuevos retos. Acepté una oferta para conducir por las pistas de hielo de Canadá, transportando carga a las minas de diamantes, y más tarde trabajé en los campos petrolíferos, donde adquirí experiencia en el transporte todoterreno. El permiso de trabajo acabó caducando, así que volví a Europa y seguí trabajando con carga sobredimensionada.

Al mismo tiempo, empecé a desarrollar una carrera en Internet, dando charlas en conferencias y eventos diversos, donde hablaba de las condiciones de trabajo de los conductores profesionales, entre otras cosas. Sin embargo, al cabo de un tiempo empecé a tener dificultades para compaginar mi trabajo profesional con mi desarrollo en las redes sociales. La falta de flexibilidad en el trabajo y el deterioro de mi salud me impulsaron a crear mi propia empresa para tener más control sobre mi tiempo. A pesar de muchas preocupaciones, cogí mi primer camión en el décimo año de mi carrera como conductor y monté mi propio negocio.

Simplifica el inicio de tu empresa con Eurowag: Soluciones eficientes para la gestión de costes.

Tu historia es realmente inspiradora. Muestra diferentes aspectos del camino para adquirir una gran experiencia en el transporte, tanto como conductora profesional como dueña de una empresa. ¿Te generó alguna preocupación el hecho de pasar de ser conductora a ser propietaria de una empresa? ¿Pensabas que la tarea sería más difícil de lo que imaginabas?

Debo admitir que casi todo el tiempo sentía que no lo lograría. Al principio, tuve dificultades para decidir qué equipo elegir. Aunque realmente quería un conjunto para cargas especiales, sabía que la actividad de transporte venía con muchos trámites y costos elevados. Elegí un equipo estándar, que era más barato y más fácil de mantener, lo que reducía el riesgo y facilitaba encontrar trabajo. Al principio, planeaba colaborar con una agencia de transporte, pero me encontré con retrasos y una actitud despectiva por parte del dueño de la empresa, quien me dijo directamente que la preparación del contrato llevaba tiempo porque lo escribía de manera que una "rubia" pudiera entenderlo. Esto me llevó finalmente a decidirme por usar mi propio logo y apostar por la independencia.

Aunque ser independiente requería valentía, tomé ese riesgo para tener total control sobre mi propio equipo. No tenía empleo asegurado después de recibirlo, pero gracias a mis contactos, finalmente conseguí los primeros contratos. Tras un tiempo colaborando con varios clientes, recibí una oferta de una gran empresa de transporte y logística de Opole, lo que me garantizó trabajo fijo durante dos años. La decisión de ser autónoma resultó ser un punto de inflexión y me permitió desarrollarme profesionalmente.

¿Puedes contar qué desafíos implica ser mujer en esta industria? ¿Fue este uno de los aspectos más difíciles al principio de tu actividad? ¿Hubo también otras dificultades, como cuestiones formales o burocráticas?

Tal vez debería responder a esta pregunta para que un conductor que esté considerando abrir su propia empresa sepa a qué se enfrenta. Crear una empresa de transporte es un desafío, principalmente debido a los costos significativos, como los peajes, y las dificultades para gestionar las finanzas debido a los retrasos en los pagos. Los trámites y la atención a la documentación son fundamentales: la falta de revisiones o papeles adecuados puede llevar a la pérdida de la licencia. El certificado de competencia profesional del transportista es útil para evitar costos adicionales relacionados con la contratación de personas con las credenciales necesarias. Sin embargo, este examen es realmente difícil, por lo que es importante tenerlo en cuenta.

Los gastos no planificados, como averías o el cambio de neumáticos, pueden afectar significativamente el presupuesto de la empresa. Los requisitos formales varían según el país, por lo que no cumplir con las regulaciones locales, como la falta de documentos originales, puede tener graves consecuencias. Por lo tanto, es crucial tener un enfoque riguroso hacia las finanzas y mantener el orden desde el principio para evitar problemas en condiciones más difíciles.

Reduce al mínimo los riesgos y costes ocultos: Descubre nuestras soluciones para flotas.

¿Cómo ha influido tu experiencia profesional previa en la gestión efectiva del transporte internacional, las finanzas y los procesos burocráticos en tu negocio? ¿Tienes algunos consejos sobre cómo mejorar estas áreas?

En lo que respecta a una pequeña empresa de transporte, es sabido que a menudo trabajas solo, sin empleados en la oficina, porque la empresa no puede permitirse contratar a alguien más. Es crucial mantener todo en orden desde el principio. Negociar todo lo que se pueda ayuda mucho: cada encargo, cada tarifa. Si no puedes aumentar la tarifa, intenta reducir el plazo de pago o conseguir varios viajes a la vez.

Lo que también me ayudó como conductora fue tener todo en un solo lugar: la tarjeta de combustible, los peajes, la devolución del IVA. Todo estaba integrado con una aplicación, lo que facilitaba mucho el trabajo. Gracias a esto, no necesitaba usar una laptop ni almacenar documentos de forma tradicional. Enviaba facturas y otros documentos desde el teléfono, lo que era una gran comodidad.

Creo que es muy útil trabajar con un solo proveedor que ofrezca servicios integrados, ya que ahorra mucho tiempo y simplifica la gestión.

Creo que es un excelente consejo, especialmente para los conductores que están activos en esta profesión y al mismo tiempo son propietarios de sus propias empresas. Después de todo, ahí se suma también el aspecto del trabajo diario en el camión y la enorme cantidad de actividades que deben coordinarse. 

Sí, tengo otro consejo que vale la pena recordar: siempre intenten acordar los encargos y los plazos de pago basándose en una copia escaneada o una foto del CMR, porque en tiempos difíciles, todas las empresas intentan alargar el plazo de pago. A menudo, las empresas estipulan que el plazo comienza a contar desde el momento en que se entrega la versión en papel de la factura con la firma de la persona responsable, y no desde el momento de la descarga. Esto puede alargar el plazo de pago hasta 2-3 semanas, especialmente si el conductor está en ruta durante ese tiempo.

Has mencionado varios aspectos financieros. ¿Tomaste alguna decisión financiera que consideres la más sensata al mirarla en retrospectiva?

Sí, el hecho de tener un solo proveedor en materia de costes de carretera me permitió negociar el precio del combustible y el plazo de pago. Otra decisión fue elegir el leasing en eslotis. Cuando comencé a ganar en euros, el tipo de cambio del euro estaba muy alto, por lo que además ganaba con la venta de divisas. Es importante definir en qué moneda se gana y en qué moneda se gasta, ya que esto tiene un gran impacto en las finanzas. También es importante elegir bien el seguro, no solo en cuanto al precio, sino también en lo que cubre, para evitar sorpresas desagradables en caso de accidentes.

¿Y hubo alguna decisión que, con el paso del tiempo, resultó ser un error o que no volverías a tomar?

Al principio todo parecía ir bien, pero cometí un error al encargar un segundo vehículo articulado que resultó ser demasiado pesado. El mercado del transporte, que inicialmente estaba en crecimiento, cambió: aumentó el número de vehículos disponibles y disminuyó la demanda. Confiaba en que habría inversiones en parques eólicos, pero el proyecto se retrasó, así que el vehículo pasó más tiempo parado que en circulación.

Consultar con otros es importante, pero también vale la pena contrastar la información, porque los rumores en el sector a menudo no son fiables. La preparación financiera es clave: yo asumí que durante los primeros seis meses no iba a generar ingresos, lo que me permitió mantener la liquidez y evitar problemas con los pagos.

Es una información muy valiosa, especialmente en el contexto de las cambiantes condiciones del mercado y del panorama político. Sin duda, es fundamental contar con ese colchón de seguridad para hacer frente a distintas situaciones.

Tengo un consejo más, ya que me preguntaste si había algo de lo que me arrepintiera. Yo aposté por la independencia, combinando el transporte con el marketing, lo que me permite alcanzar objetivos diversos, aunque a veces a costa de la rentabilidad de las rutas.

Creo que los conductores que prefieren la estabilidad se sentirán más cómodos con un modelo basado en trabajar con un operador, que garantiza ingresos fijos. Llevar un negocio de forma independiente puede generar altos beneficios en épocas favorables, pero las crisis pueden suponer grandes pérdidas.

Un ejemplo es la situación tras la pandemia del COVID-19, cuando muchas empresas empezaron a ganar mucho dinero e invertir. Desgraciadamente, todo auge suele ser breve, y después llega una crisis. La actual ha sacudido a muchas empresas, que se han visto obligadas a reducir sus flotas debido a la caída del volumen de transporte.

El sector del transporte es inestable: si se gana bien, conviene guardar parte de ese dinero para el futuro, porque las épocas de crisis pueden llegar de forma inesperada.

Mi siguiente pregunta se centra más en los conductores. ¿Cuáles dirías que son los desafíos asociados a la contratación y gestión de conductores, y qué cualidades debe tener un buen conductor de camión? 

Trabajar en el sector del transporte es duro y requiere compromiso y responsabilidad. Tras años trabajando en un sistema 4x1, me di cuenta de lo exigente que puede ser. Como empresaria, recurro a conductores de agencias, que en su mayoría son responsables, aunque también me he encontrado con personas problemáticas.

Desde la perspectiva de una emprendedora, es fundamental que el conductor entienda la naturaleza de la profesión, que sea comunicativo, esté centrado en su trabajo y tenga conocimientos básicos de idiomas extranjeros. Su función no se limita solo a conducir: también debe encargarse de la documentación y de detalles que pueden afectar directamente a las finanzas de la empresa. Incluso pequeños errores —como un retraso por cambiar una rueda— pueden generar pérdidas. Una comprensión compartida de estos aspectos es clave para el éxito de la empresa.

Me gustaría retomar el tema de tu colaboración con la agencia. En un modelo en el que los conductores no están contratados de forma fija, suele haber una mayor rotación de personal. ¿Cómo te ayuda la agencia a seleccionar a los conductores adecuados? ¿Estableces ciertos criterios que luego les transmites para que te propongan candidatos concretos? ¿Cómo es exactamente ese proceso?

Llevo ya bastante tiempo colaborando con una agencia que comparte los mismos valores y la misma ética de trabajo que yo. Su representante es un conductor que anteriormente estuvo al volante y que incluso tuvo la oportunidad de hacer varios trayectos con mi camión. Por eso sabía que era alguien que comprendía perfectamente cómo funciona nuestra empresa y qué tipo de perfil necesitamos. Actualmente trabajamos con 3 o 4 conductores que vamos rotando, y con quienes hemos establecido una relación muy positiva. 

Durante tu colaboración con los conductores contratados, ¿surgieron dificultades o situaciones problemáticas?

Con el tiempo comprendí que la confianza por sí sola no es suficiente, especialmente después de una situación en la que faltaban dos listones del camión y no se podía determinar si se habían perdido o si habían sido robados. Los clientes suelen exigir el equipo completo, y fue complicado aclarar lo que realmente ocurrió: el conductor aseguraba que no los dejó durante la carga, pero el vehículo había estado aparcado varias semanas, lo que también abría la posibilidad de un robo.

Por un lado, quería creer en la versión del conductor, pero por otro sé que cuando uno está cansado o tiene prisa, puede cometer errores; yo misma lo he vivido como conductora. Después de aquello, empezamos a hacer fotos del estado técnico del conjunto y pusimos en marcha un programa que nos facilitó ese control. Al final, todo quedó más claro y mucho más organizado.

¿Qué software o herramientas digitales utilizas en tu trabajo diario? ¿Cuáles de ellas te ayudan a manejar todos estos asuntos cotidianos?

La herramienta principal en mi trabajo es la aplicación Eurowag. Desde el principio, la reviso todos los días: verifico dónde están los vehículos en ruta, cuántas horas han trabajado los conductores, si hay facturas por pagar, a pesar de que tengo bien organizada la parte contable. Mi contabilidad puede obtener las facturas directamente desde el portal de clientes de Eurowag, al que tiene acceso administrativo, y hacer transferencias bancarias, que yo apruebo en el momento adecuado. A menudo, entro en la aplicación Eurowag más rápido que en el banco para revisar si hay algo pendiente de aprobación.

Para el personal de oficina, usamos el paquete Microsoft Office y Fire TMS, que ayuda en la organización de pedidos, el cálculo de rentabilidad y el seguimiento de costos, recorridos y peajes. También permite registrar cambios en las rutas, lo cual es importante en los cálculos de transporte especializado, donde los kilómetros en vacío y los costos de peaje tienen un gran impacto en la valoración.

Además, gestiono las inspecciones técnicas, los tacógrafos, las legalizaciones y el equipo, como los extintores. Estos pequeños detalles requieren mucha atención para evitar pérdidas.

En efecto, estas tecnologías también permiten cuidar los detalles, como los extintores o las inspecciones. Son cosas pequeñas que luego pueden generar grandes problemas.

Así es en el transporte, uno lucha y trabaja mucho, pero si se descuida algo, puede perder las ganancias de varios meses. Es algo realmente importante, y al principio todos piensan que recordarán todo, pero luego todo se multiplica. Llega un momento en el que la cabeza está llena de tareas, y es entonces cuando todo puede colapsar. 

Mencionaste situaciones menos y más estereotípicas en la industria logística polaca. ¿Hubo alguna situación divertida que te haya ocurrido como dueña de una empresa?

Divertido o no tan divertido, pero me acordé de una historia en Sicilia. Estaba transportando una carga peligrosa, por lo que tuve que tomar el ferry. Llegué al puerto, donde había dos compañías navieras. Fui a comprar el billete y un hombre salió y empezó a mirar mi camión. De pronto me dijo que no me llevarían porque el camión no tenía los anclajes para asegurar la carga al ferry, que deben estar allí en caso de tormenta para sujetar el vehículo articulado al suelo del barco. Sin embargo, un amigo mío, que solía viajar regularmente con esa carga, me decía que no debería haber problema, porque nunca pagaba ningún cargo adicional. Pero yo no podía convencerlo, así que me fui con otro transportista.

Allí, sin embargo, me dijeron que tendría que pagar 750 € por el billete, lo cual era una cantidad mucho mayor. Decidí ponerme en contacto con la agencia de transporte para pedir ayuda. Logramos ponernos de acuerdo con una empresa polaca, que me encontró un billete por 400 €. Lo pagué, pero resultó que el intermediario que vendió el billete se retractó en cuanto supieron que era yo. Me devolvieron el dinero y me dijeron que no me llevarían por esa cantidad, sino por 750 €. Afortunadamente, luego me escribió un amigo que tenía experiencia con otro puerto. Allí, solo pagué 350 € por el viaje de ida y vuelta. Solo tuve que esperar 2-3 horas, ya que los ferris pasaban con menos frecuencia, pero no hubo problema en que me subieran al barco. Y esa fue una historia algo graciosa, aunque un poco costosa.

Esta historia realmente hace pensar que hay que estar cinco veces más alerta que los hombres en este negocio, o al menos esa es mi impresión. 

En Sicilia y en el sur de Italia, a menudo se nota que los precios dependen de cómo nos perciban. Por ejemplo, una vez en una gasolinera pagué 20 € por un café, un panecillo y agua. Al poco tiempo, el empleado notó que era conductora de camión, se disculpó y me dio una caja de agua gratis, porque había pagado de más. Ha habido situaciones similares, como aquella en la que pagué 30 € por unas galletas de "edición especial", aunque en ese caso rechacé esa "exclusividad". (Risas)

Es lo normal.

Sí, en pocas palabras, hay que mantenerse alerta en el transporte.

Dices que sigues viajando mucho, eres conductora activa, y además gestionas tus redes sociales. Haces trayectos largos y aquellos que te interesan, lo que puede ser exigente en cuanto a equilibrar el trabajo con la vida privada y el tiempo libre. ¿Tienes algún consejo sobre cómo manejar este equilibrio y el estrés?

Sinceramente, a mí también me gustaría encontrar alguna receta para eso, porque no soy capaz de gestionarlo en absoluto. Simplemente, podría trabajar sin fin. Sin embargo, trato de aprender cómo frenar eso. Después de todos estos años, aún no me resulta fácil. Practico el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, dividiendo el tiempo del mes a la mitad: la mitad es para conducir y la otra mitad para estar en casa. Aun así, no me sale de manera natural.

En cuanto al estrés, tampoco tengo idea de cómo manejarlo. Trato de vivir con ello. En el sector del transporte estamos todos tensos, porque la crisis dura más de lo que esperábamos. Los transportistas más veteranos comparan esta crisis con la de 2008, y algunos dicen que es incluso peor, y no se ve el final. Así que el estrés en la industria ha alcanzado su punto máximo.

¿Cómo lidiar con eso? No lo sé. Yo sigo practicando, así que desde que tengo mi propia empresa de transporte, hago ejercicio 2-3 veces por semana con una entrenadora por videollamada. Antes, en el trabajo con cargas pesadas, tenía mucho trabajo físico y no tenía problemas con la columna porque siempre me estaba moviendo. En el transporte estándar, donde conduzco 9 horas al día, después de tres meses empecé a tener un dolor enorme en la espalda. Creo que el ejercicio es fundamental para la salud física, pero también para la mental, porque, lamentablemente, los estreses en la industria no terminan, y según dicen, solo aumentan. 

Vuelve antes a casa con Eurowag - Traza tus rutas con eficacia y ten más tiempo para ti.

Creo que es un buen punto de partida. Dado el gran número de horas tras el volante y el estrés que esto genera, es clave invertir en actividad física regular.

Sí, a veces el estrés y la incertidumbre sobre el futuro me bloquean tanto que ni siquiera quiero hacer ejercicio. Sin embargo, cuando me obligo a hacerlo y empiezo a moverme, de pronto todo se vuelve más fácil. Entonces me doy cuenta de que el miedo muchas veces hace montañas de un grano de arena.

A veces, cuando algo me asusta, siento una parálisis enorme. No sé qué hacer, así que generalmente cojo el teléfono y llamo a mi hermana. Gracias a sus consejos, encuentro en mí la fuerza para seguir adelante.

Así que el apoyo de una persona de confianza es realmente importante.

Sí.

Hemos pasado por muchas etapas y aspectos del negocio. Si pudieras cambiar una cosa en la industria del transporte, ¿qué sería?

En el transporte, el problema es el exceso de intermediarios. A veces, la carga pasa por varias agencias de transporte, lo que reduce el margen para los transportistas. Limitar el número de agencias a dos podría mejorar esta situación. Eliminar completamente las agencias no es realista debido a, por ejemplo, los enormes volúmenes de transporte. Deben existir operadores que cuenten con los programas adecuados, infraestructura y personal capacitado para asignar los envíos a los transportistas. Sin embargo, demasiados intermediarios hacen que algunas personas ganen dinero sin realizar un trabajo real.

Las condiciones laborales de los conductores también dejan mucho que desear. Especialmente el acceso a servicios sanitarios limpios en Europa, que sigue siendo insuficiente. Si la situación no mejora, las generaciones más jóvenes no querrán trabajar como conductores, lo que profundizará la crisis de escasez de trabajadores.

¿Y cómo evalúas a las nuevas generaciones de conductores en cuanto a sus exigencias respecto a las condiciones laborales? ¿Cómo compararías a las generaciones anteriores con la nueva que está comenzando? ¿Es más difícil atraerlos a esta profesión?

Las estadísticas muestran que los jóvenes conductores, hasta los veinticinco años, constituyen solo el 8% de todos los conductores, por lo que el interés en esta profesión es realmente bajo. Según mi opinión, se puede decir que son más exigentes, pero de manera positiva.

¿Qué significa ser exigente? ¿Es que una persona en su trabajo quiere tener acceso a un baño, agua potable, agua caliente y la posibilidad de ducharse? No se trata de exigir una alfombra roja en el aparcamiento, sino más bien de pedir lo básico. No veo nada malo en ello. 

Tal vez sea la generación más joven, al establecer nuevas exigencias, la que contribuya a implementar esos cambios que mencionas que faltan en Polonia y en toda Europa.

En Polonia, las condiciones son muy buenas. Es en los países más ricos de Occidente donde son peores, porque tienen una infraestructura obsoleta. Mientras que en Polonia está muy modernizada. 

Ya acercándonos al final, ¿qué sigue? ¿Qué pasará con tu empresa? ¿Tienes planes emocionantes para el futuro, los próximos meses, años? ¿Puedes compartirlos?

Siempre preferí hablar de mis planes solo cuando ya se habían realizado, como sucedió con Volvo. El desarrollo de la empresa ha cambiado mi enfoque; ahora planifico y preveo más, en lugar de confiar solo en la suerte. Puedo estar a 3/4 de camino de firmar contratos, pero mientras no se concreten, prefiero no decir nada para no tentar a la suerte. En la segunda mitad del año, espero algo increíble que incluso me sorprendió a mí, pero prefiero mantenerlo en secreto por ahora. Lo que sí es seguro es que no me quedaré quieta, porque necesito seguir creciendo. 

Deseo eso para ti, que todos esos planes se hagan realidad. Esperamos con entusiasmo tus futuros logros. Muchas gracias por la conversación.

Te lo agradezco.