Inspecciones técnicas periódicas, control de emisiones, cambios de neumáticos... son muchas las cosas en las que tiene que pensar como transportista. ¿Y si le dijéramos que hay una forma de simplificar toda esa montaña de papeleo obligatorio? Permítanos ayudarle a recordar una época en la que hacer negocios era divertido.
No hace tanto tiempo, las notas adhesivas se compraban a montones en todas las oficinas. Por lo general, se recomendaba que, si uno tenía una idea rápida, la anotara lo antes posible en los famosos cuadraditos de papel de colores. Una vez resuelto el problema, el papel podía ir a la papelera. Cuando haya resuelto todas las tareas escritas, su escritorio volverá a estar limpio y podrá disfrutar de tranquilidad durante un tiempo.
Un escenario excelente, ¿verdad? El "método del papel" puede funcionar cuando su cónyuge le asigna tareas que hay que hacer en casa, pero no si usted es el director de una empresa de camiones con una gran flota y docenas de empleados.
Tal vez se haya pasado a un método más moderno, así que gestiona su multitarea con un editor de hojas de cálculo informático. Gracias a las prácticas fórmulas, podemos minimizar la necesidad de calculadoras, pero también disfrutamos del hecho de que, a diferencia del papel, una celda de Excel no será tirada accidentalmente a la basura por un compañero o el personal de limpieza. Por supuesto, esto no quiere decir que los datos informáticos sean difíciles de borrar por error.
Al contrario, el borrado de un archivo entero o la posible pérdida de datos por problemas técnicos es uno de los mayores temores de los directivos de las empresas. Sí, somos conscientes de que deberíamos hacer copias de seguridad de todos nuestros datos informáticos al menos una vez a la semana. Pero, sinceramente, ¿conoce a alguien que lo haga? Nosotros tampoco.
¿Utiliza alguno de los métodos anteriores para la gestión de tareas? ¿O tiene el suyo propio? Tanto si gestiona su multitarea con mucho papeleo, como si utiliza un ordenador o paga a asistentes personales, creemos que tiene tiempo de sobra para su vida personal junto a sus muchas tareas laborales.
Si no es así, lea este artículo hasta el final.
Una eficaz gestión de flotas es clave no solo para alcanzar el éxito en su negocio, sino también para disfrutar de su trabajo. En los siguientes apartados, nos centraremos en dos elementos centrales relacionados con la gestión de una empresa dedicada al transporte.
Emprender cualquier negocio supone un riesgo. Eso puede ser cierto, pero si dirige una flota y tiene varios empleados, ya sean conductores, expedidores o personal administrativo, cualquier error puede costarle caro. Después de todo, usted sabe que la seguridad debe ser siempre lo primero. La seguridad en el sector adopta muchas formas: un cumplimiento estricto de la normativa, inspecciones periódicas de los vehículos, pagos de seguros, controles médicos de los empleados, cumplimiento de las obligaciones fiscales y renovaciones del permiso de conducir. Sería difícil encontrar un sector asociado a tantos riesgos como el del transporte. Pero usted ya sabe todo esto.
Los anteriores retos de riesgo podrían afrontarse mucho más fácilmente si el transportista dispusiera de tiempo ilimitado para desempeñar su profesión. Sin embargo, como no es más que un ser humano, sabe que los riesgos no pueden evitarse. Sin embargo, se pueden minimizar. La asignación eficaz del tiempo, el cumplimiento de los plazos, la finalización de las tareas a tiempo y la correcta identificación de las prioridades son las armas adecuadas con las que luchar contra el tiempo.
¿Demasiada teoría? Pues sí. Vamos a mostrarle cómo puede ahora mitigar los riesgos y organizar su tiempo con una sencilla herramienta de Eurowag.
En Eurowag, siempre nos esforzamos no solo por escuchar, sino también por responder a las peticiones de nuestros clientes con acciones concretas. Así, hemos desarrollado una solución que es la respuesta a todos los problemas mencionados anteriormente.
Hablamos del módulo de mantenimiento, que forma parte de nuestro sistema Fleet Management. Se trata de una tabla transparente que le ofrece una visión de todas las tareas relacionadas con su negocio de transporte en un solo lugar. De hecho, con el módulo de mantenimiento puede configurar tareas no solo para sus vehículos y remolques, sino también para sus conductores y su propia empresa. El proceso intuitivo de creación de estas tareas y el trabajo posterior con ellas le permitirán planificar eficazmente las inspecciones obligatorias, las intervenciones de servicio o cumplir las obligaciones relacionadas con la contratación de personal y la gestión de su empresa en general.
Con el mantenimiento, no se verá sorprendido por ninguna penalización innecesaria, ya que usted crea tareas con una fecha concreta de finalización y el sistema le informa de la proximidad del plazo por correo electrónico o mediante una alarma generada en la solución telemática de Eurowag. Somos conscientes de que algunas tareas de mantenimiento deben estar vinculadas al desgaste del vehículo y no a una fecha concreta. Con el módulo de mantenimiento esto no es un problema. Basta con configurar el sistema para que le informe, por ejemplo, de un cambio de aceite cuando el camión haya recorrido 10.000 kilómetros.
Si su flota requiere tareas similares para varios vehículos, no es necesario hacer una lista con ellas cada vez. Duplicar tareas con un solo clic le ahorrará mucho tiempo para dedicarse a tareas más importantes que copiar el mismo texto una y otra vez. Si se trata de tareas periódicas, como asuntos fiscales que deben realizarse cada año, basta con crear una tarea y establecerla como repetitiva. El sistema se encargará del resto por usted.
Todas las tareas se marcan como activas, de próximo vencimiento o vencidas en una tabla transparente, y se pueden filtrar según su fecha de vencimiento. Si las tareas no se realizan a tiempo, serán claramente visibles y los gestores de flotas recibirán recordatorios al respecto. La tabla también le informará de quién ha completado la tarea y si lo ha hecho dentro del plazo.
La transparencia no solo se refleja aquí en una cómoda tabla, sino que también se aprecia en el manejo de los costes. También puede crear informes de previsión sobre el mantenimiento planificado y sus costes previstos. En pocas palabras, el módulo de mantenimiento contiene todo lo que un transportista moderno puede desear para que la multitarea en la empresa sea lo más fácil posible. ¡Puede estar seguro de que ya no se acordará de los papeles ni de las hojas de cálculo del PC!
El módulo de MANTENIMIENTO abreviado:
Si ya es uno de nuestros usuarios satisfechos con la telemática de Eurowag, puede probar ahora el módulo de mantenimiento. Lo encontrará directamente en su sistema, en la pestaña "Estadísticas".
O tal vez no esté seguro de cuál es la mejor solución telemática para usted. Si la multitarea, la gestión del papeleo o el mantenimiento programado son algunos de los aspectos más difíciles de llevar un negocio, Fleet Management puede ser perfecto para usted. ¡No lo dude y empiece hoy mismo a organizar mejor su tiempo!